Communicatieadviseur programma Versterking Prestaties Strafrechtketen

Vraag opdrachtgever
Eind 2012 verschijnt het Algemene Rekenkamer rapport, ‘Prestaties in de Strafrechtketen’ waarin de doorstroom van strafzaken ernstig werd bekritiseerd. Als antwoord op dit rapport start bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie het programma’ ‘Versterking Prestaties Strafrechtketen’ (VPS). Doelstelling van dit programma is om de samenwerking in de keten zo te stimuleren dat de prestaties versterkt worden en de doorstroom van zaken sneller gaat.

De communicatie vraag die voorlag was: hoe communiceren we zodanig dat we de VPS doelstellingen over het voetlicht brengen bij de betrokken programma's en projecten. Die bestonden immers al en vielen ineens onder de paraplu van VPS.

Aanpak
Ik heb ervoor gekozen om het eerste jaar vooral in te zetten op communicatie binnen het programma. Om zo samenwerking te genereren tussen de veertien deelnemende programma's en projecten en de samenhang te laten zien tussen beleid vanuit het Ministerie en de veranderingsprocessen die overal in de strafrechtketen al op gang waren gebracht. Dit hield in dat:

  • Het programmateam vooral de inhoudelijke samenwerking tussen de programmaleiders en projectleiders regisseerde
  • Communicatie programmaleiders en medewerkers stimuleerde om de samenwerking te zoeken.

De communicatiekeuze die ik daarbij heb gemaakt is om aan te sluiten bij de wil en energie van mensen om samen te werken in de keten in plaats van op structuur en hiërarchie. Praktisch wordt zoveel mogelijk aangesloten op wat er al is aan communicatiekanalen en middelen. Op deze manier wordt VPS gepositioneerd als het verbindende programma dat de samenwerking stimuleert tussen de programma's en projecten en de samenhang hiertussen laat zien.

Om dit te kunnen doen kende mijn aanpak drie fasen:

fase 1) onderzoek behoeften aan communicatie bij programma en projectleiders en communicatiecollega's

fase 2) samen het verhaal van VPS vormgeven

fase 3) samen het verhaal van VPS uitdragen

Werkzaamheden
In fase 1 heb ik diverse individuele en groepsgesprekken gevoerd met programmaleiders, programmateam en communicatiecollega's van de programma's en projecten. Het bleek dat er een gemeenschappelijke 'waarom' ten grondslag lag aan al deze projecten.

In fase 2 heb ik samen met het programmateam dit 'waarom' verder vormgegeven in een VPS verhaal dat de programmadirecteur een aantal keer op verschillende gelegenheden heeft getoetst. In dit verhaal staat de ketengedachte en samenwerking centraal. De burger kijkt immers niet naar afzonderlijke prestaties van organisaties, wel naar hoe de strafrechtketen slachtoffer en dader behandelt.

In fase 3 coördineerde ik het uitdragen van dit verhaal via diverse communicatiemiddelen zoals: films, digitale nieuwsbrieven en intranet- en internetsites van de verschillende programma's en projecten. Ik organiseerde diverse ontmoetingen onder andere met communicatieadviseurs van projecten binnen het programma met als doel samenwerking op de agenda te krijgen en te houden. Ik bedacht samen met anderen het programma voor twee grote congressen, het VPS congres en het congres ‘modernisering van het wetboek van strafvordering’ en coördineerde de totstandkoming ervan.

Resultaat
Een netwerk van betrokken en bevlogen medewerkers in de strafrechtketen die met elkaar weten te vinden en de samenwerking zoeken en breder denken en doen dan het eigen organisatiebelang voorschrijft. Steeds meer concrete samenhang en samenwerking tussen de verschillende programma's en projecten die VPS verbindt. VPS heeft geleid tot een nieuwe directie bij het Ministerie die zich bezig houdt met het ‘besturen’ van de strafrechtketen.